Notă de informare privind confidențialitatea

Această notă explică modul în care colectăm și folosim datele cu caracter personal atunci când vizitați website-ul nostru, ne contactați sau folosiți portalul pentru clienți, în conformitate cu Regulamentul general privind protecția datelor (Regulamentul (UE) 2016/679, „GDPR”).

1. Cine suntem

Suntem operatorul datelor cu caracter personal descrise în secțiunile 2 și 3. Pentru orice întrebare sau solicitare privind confidențialitatea, scrieți-ne la sudoodt@gmail.com.

2. Formularul de contact, evaluările de pregătire și solicitările prin email

Când folosiți formularul de contact de pe website sau ne scrieți, prelucrăm:

• numele, adresa de email de serviciu și, dacă le furnizați, numele companiei;
• subiectele selectate (de exemplu NIS2, SOC 2, ISO 27001) și mesajul dumneavoastră;
• dacă solicitați un raport de pregătire (NIS2 sau ISO 27001): răspunsurile la evaluare (pentru NIS2: sectorul, mărimea companiei și nivelul de asigurare; pentru ISO 27001: motivul certificării, mărimea companiei și termenul; plus cele zece întrebări de pregătire) și punctajul orientativ rezultat, pe care le folosim pentru a genera raportul PDF și a vi-l trimite pe email;
• data și ora solicitării, precum și confirmarea că ați citit această notă.

Scop: să răspundem solicitării și, dacă doriți, să programăm o discuție inițială și să pregătim o ofertă.
Temei juridic: demersuri efectuate la cererea dumneavoastră înainte de încheierea unui contract (art. 6 alin. (1) lit. b) GDPR) și interesul nostru legitim de a răspunde solicitărilor comerciale (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR).
Durata stocării: până la 24 de luni de la ultima corespondență, dacă nu urmează o colaborare; dacă începem să lucrăm împreună, datele devin parte a relației contractuale (secțiunea 3).

Nu folosim aceste date pentru newslettere sau campanii de marketing și nu stocăm adresa IP împreună cu solicitarea dumneavoastră.

3. Portalul pentru clienți

Personalul clienților noștri folosește portalul de conformitate pentru a urmări controalele și a încărca dovezi. Pentru utilizatorii portalului prelucrăm datele contului (nume, email de serviciu, rol, organizație) și activitatea necesară furnizării serviciului, de exemplu cine a modificat un control sau a încărcat un fișier.

• Datele contului sunt prelucrate pentru furnizarea portalului, în baza contractului cu organizația dumneavoastră (art. 6 alin. (1) lit. b) și f) GDPR), și sunt păstrate pe durata contractului plus perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și de audit.
• Răspunsurile la evaluări și fișierele cu dovezi încărcate de un client sunt prelucrate în numele și conform instrucțiunilor acelui client, în baza clauzelor privind prelucrarea datelor din contract. Dacă aceste fișiere conțin date cu caracter personal, organizația clientului este operatorul; pentru solicitări privind acele date, vă rugăm să o contactați mai întâi.

4. Unde sunt stocate datele și cine le prelucrează

Folosim următorii furnizori de servicii (persoane împuternicite de operator), cu care avem acorduri de prelucrare a datelor:

Niciunul dintre acești furnizori nu este stabilit în Spațiul Economic European (Cloudflare și Google sunt companii din SUA, Supabase are sediul în Singapore). Acolo unde datele pot fi accesate din afara SEE, transferurile sunt protejate prin clauzele contractuale standard ale Comisiei Europene incluse în condițiile de prelucrare a datelor ale fiecărui furnizor și, pentru furnizorii din SUA, și prin Cadrul UE–SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework).

Nu vindem date cu caracter personal și nu le transmitem terților pentru propriile acțiuni de marketing.

5. Cookie-uri și tehnologii similare

Website-ul nostru nu folosește cookie-uri de publicitate sau de analiză, iar fonturile sunt servite de pe propriile noastre servere. Pentru a înțelege ce pagini sunt utile, folosim Cloudflare Web Analytics: un mic script raportează informații agregate, precum pagina vizitată, site-ul de proveniență, tipul de browser și de dispozitiv, țara și timpii de încărcare. Nu setează cookie-uri, nu stochează nimic pe dispozitivul dumneavoastră, nu vă identifică prin amprentare (fingerprinting) și nu vă urmărește între site-uri sau în timp; vedem doar totaluri. Ne bazăm pe interesul nostru legitim de a opera și îmbunătăți website-ul (art. 6 alin. (1) lit. f) GDPR). Website-ul și portalul stochează în browser doar ce este strict necesar: limba aleasă (engleză sau română), preferința de afișare luminos/întunecat și, când vă autentificați în portal, sesiunea de autentificare. Acestea nu necesită consimțământ conform regulilor ePrivacy. Dacă activăm protecția anti-spam Cloudflare Turnstile pe formularul de contact, aceasta verifică dacă solicitările provin de la un browser real, fără să vă urmărească între site-uri.

6. Securitate

Datele sunt criptate în tranzit (HTTPS) și în repaus de către furnizorii noștri. Accesul este restricționat pe roluri: clienții văd doar datele propriei organizații, iar solicitările de contact sunt vizibile doar administratorilor noștri.

7. Drepturile dumneavoastră

Conform GDPR, aveți dreptul de acces la datele cu caracter personal, dreptul la rectificarea sau ștergerea acestora, dreptul la restricționarea prelucrării sau de opoziție, precum și dreptul la portabilitatea datelor. Acolo unde prelucrarea se bazează pe consimțământ, îl puteți retrage oricând. Pentru exercitarea oricărui drept, scrieți-ne la sudoodt@gmail.com; răspundem în termen de o lună.

Aveți, de asemenea, dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), www.dataprotection.ro, sau la autoritatea din statul UE în care vă aflați reședința.

8. Modificări ale acestei note

Putem actualiza această notă atunci când serviciile noastre sau cerințele legale se modifică. Data din partea de sus indică cea mai recentă versiune.